محركات البحث الشخصية لملفاتك وبياناتك على اجهزتك الشخصية؛ اداة جدًا مهمة لك كباحث اكاديمي او كاتب

منذ ان تحولت لنظام الدراسة Paperless؛ اي التخلي عن استخدام الدفاتر والملازم الورقية والاعتماد على الايباد وقلم ابل كدفتر الكتروني، والاعتماد على تطبيقات GoodNotes 5 و Notability كبرامج للكتابة والدفاتر الالكترونية، وهكذا يصبح كل شيء الكترونيًا من الكتابة والتدوين الى حفظ وارشفة البيانات والملفات.

لكن من النقاط التي لم تكن واضحة بالنسبة لي في البداية واتضحت بعد شهور من الاستخدام هو سرعة توسع عدد الملفات الالكترونية، والي اغلبها اما .pdf او مايكروسوفت اوفيس بالاضافة لصور وملفات نصية .txt و .md ، كلها ملفات شائعة ومتعارف عليها.

علمًا عندما اقوم باستخراج الاوراق والدفاتر من برامج گود نوتس و نوتابليتي فيكون هذا بصيغة بي دي اف. هذا بالاضافة لملفات المحاضرات والمقالات والدراسات والاوراق العلمية عمومًا والي اغلبها يكون بصيغ مثل PDF بالاضافة الى RTF و MS Word. اضف عليهم صفحات الويب الي احفظها على جهازي بصيغة بي دي اف.

كل هذه الملفات ومع الاستمرار بالعمل والدراسة تتوسع وتزداد بشكل سريع، حقيقة اسرع مما كنت اتصور.

الان بديهيًا سوف تقسمهم الى مجلدات رئيسية وفرعية وتستخدم اسلوب عنونة منظم للملفات، بحيث تنظمهم بشكل قابل للوصول السريع وفهم ماهية الملفات دون الحاجة لفتحها وفحص محتواها واحد واحد.

وهذا الامر ناجح ولكن الى حد معين فقط ويصبح بعدها غير عملي، خصوصًا لو ان هذه الملفات جزء كبير منها لا يستخدم بشكل يومي او اسبوعي على الاقل، فطبيعي سوف تنسى الكثير منها بل اغلبها، لان هذا الاسلوب يعتمد على احتفاظ ذاكرتك بصورة لاسماء الملفات والمسار الذي تتواجد فيه، وهذا على اعتبار انك تبحث عن ملف بحد ذاته وتعرف ما بداخله.

ثم ماذا لو كنت تبحث عن محتوى معين ولكن لا تستطيع تذكر اسم الملف او مساره على الجهاز؟ او انك تحاول البحث عن جميع الملفات التي تحتوي كلمات او مصطلحات معينة. وهذا يحدث كثيرًا خصوصًا عند البحث عن مصادر اثناء كتابة ورقة علمية او استرجاع مقال معين استفدت منه في السابق لفهم احدى المواضيع.

الى جانب برنامجي گود نوتس و نوتابليتي، استخدم ايضًا برنامج اوبسيديان “Obsidian“؛ وهو برنامج لصنع وادارة المكاتب المعرفية الشخصية «Personal Knowledge-base Management». كل موضوع، ملخص او شرح او صفحة اكتبها داخل اوبسيديان هي عبارة عن ملف نصي بصيغة ماركداون وامتداد .md، كما ان الملفات تترابط ببعضها البعض من خلال مايسمى بالـ Wiki-links اي مثل طريقة ويكيبيديا. وهذه المكتبة ايضًا تزداد حجمًا وعددًا بشكل سريع طالما اني اقوم بادخال بيانات بشكل مستمر فيها.

وهكذا اصبحت اشعر باستمرار اني بحاجة لاسلوب مختلف للوصول لكل هذه الملفات والمعلومات، اسلوب استطيع الاعتماد عليه الان ويكون مضمون للمستقبل مع زيادة حجم وعدد الملفات ككل.

بدأت بالبحث عن حلول وافكار لتنظيم وترتيب الملفات والبيانات بحيث تصبح سهلة الوصول والرجوع لها في اي وقت مهمى طال بدون الشعور بالحيرة او تضييع الوقت من اجل البحث عن ملف ما. قرأت الكثير من المقالات والمدونات وتعليقات على منتديات ومجموعات الكترونية، الاغلبية كانوا يتكلمون عن وضع مخطط واضح وصارم للمجلدات وعناوين الملفات… لكنِّ تجاوزت هذه المرحلة اساسًا.

بعد ايام من البحث والقراءة توصلت بانه يوجد بالفعل برامج تقوم بشيء كهذا، ويستخدمها جزء كبير من المتخصصين بالبحث العلمي وطلبة الدراسات العليا الماجستير والدكتوراة. ومن هذه البرامج اذكر؛

• FoxTrot Search
• DevonThink
• dtSearch
• PDF Search App
• Paperless
• EagleFiler
• Leap
• HoudahSpot
• Zoot
• Alfred

المرحلة الاولى من المقارنة والتصفية

بعد المقارنة والتصفية توصلت الى كل من FoxTrot Search 7 Pro و DevonThink 3 Pro. واستبعدت البقية لعدم تلبيتهم لبعض متطلباتي.

هذه البرامج تقوم بقراءة وارشفة جميع انواع الملفات ضمن المسارات «المجلدات» التي تحددها ومن ثم تقوم ببناء قاعدة بيانات قابلة للبحث. تستطيع هذه البرامج البحث في الملفات من خلال اسمائها او metadata او محتوى الملف…وغيرها من خصائص الملفات. كما بامكانها قراءة النصوص من المستندات المصورة “Scanned Documents” من خلال خاصية OCR – Optical Character Recognition.

وعند عرض النتائج تقوم بشكل تلقائي بتصنيف اولوية العرض بناء على عوامل عدة، بحيث تظهر لك اكثر النتائج ملائمةً لبحثك من الاعلى للاسفل.

حاليًا انا في مرحلة التجربة، حيث يوفر البرنامجين ٣٠ يومًا للتجربة بكامل الخصائص والامكانيات. البرنامجين يعملان على نظام ماك فقط. مستخدمين ويندوز لديهم خيارات اخرى مثل dtSearch و Zoot.

يتوفر ايضًا تطبيقات للايفون والايباد، بحيث تستطيع البحث في بياناتك مستخدمًا نفس قاعدة البيانات على جهاز الدسكتوب، لكن لا يتوفر نسخ تجريبية من هذه البرامج ولم اجربها لحد الان.

شركة ديڤون ثينك وشركة فوكس تروت الاثنان يقدمان خصم للطلبة والاكاديميين بحدود ٪٢٠ الى ٪٣٠ «لست متأكد من نسبة الخصم بشكل دقيق حاليًا»، وتحتاج لمراسلتهم مع ما يثبت انك طالب/اكاديمي للحصول على الخصم.

بعد انتهاء فترة التجربة سأكون قد كونت صورة اوضح واشمل عن المزايا والفروقات بين البرنامجين وايهم افضل بالنسبة لي. ساكتب في وقتها مقال اخر اشرح فيه هذه التفاصيل.